如何选择PDF 电子文档印刷工作流程方案？
（全自动并印PDF文件及自动调用打印机纸槽）
一：如何选择工作流程方案
无论是小型的解决方案，还是一个企业级的只生产单一产品的系统，或包含一个完整的端到端的工作流程，都可以提供多种解决方案。目前，许多解决方案在容量、应用范围和功能方面都是可行的，但是要找到符合特定需要的最佳工作流程解决方案并不是一件容易的事情。
当用户在购买PDF工作流程解决方案时，首先要考虑所选工作流程是否能整合到现有的工作流程中，其次要考虑制作PDF文件的目的，怎样制作PDF文件。如果是只需通过网络传输而不需要打印的PDF文件，可以采用RGB图像，图像分辨率可以很低，没有字体，不仅传输快，在网页上浏览效果更好，但是不能作为印刷输出。PDF是个很好的传输格式，但是它不能解决印前、打样、拼版和输出的所有问题。如果想要得到一个成功的PDF工作流程，必须事前考虑好想用PDF文件做什么，怎样保存它，以及如何挂网或打样。在当前的桌面出版系统中，生成PDF文件的方法很多，可以使用各种不同的方法制作一个PDF文件，其中有些方法并不合适，要考虑是否能适合想要的工作流程类型，在哪里编辑适合进入工作流程内，想要编辑的文件是否完全在特定时间之前被锁定。最后要特别关注拼版。许多拼版工作流程与PDF是不兼容的。
你必须考虑如何编辑和拼版文件，以便真正地适用于最好的PDF工作流程。同时还要考虑PDF实用程序中所提供的增强PDF工具是否更实用。
二：所面临的挑战
随着技术的不断完善，PDF工作流程得到了广泛的应用，但也面临着挑战。
1.对原文件的依赖性
PDF为工作流程提供了很多优点，而且采用了先进后出的物流规则，文件制作者可以使用分辨率不正确的图像，可删除不必要的字体和图像等。但是，PDF也存在某些缺陷，如PDF在可靠性和可编辑性之间没有连续性。在文件缩放比例完成之前，印刷人员需要有更多的时间进行文本校正，在设置没有嵌入的字体，或连接正确的图像分辨率时，他们更希望文件具有可编辑性。如果印刷人员希望更多地改变文件的内容，就需要有原文件，而不是PDF文件。
2.与不同格式的兼容性
在工作流程中，当运行与最新的PDF版本不兼容的传统印刷设备时，应用文件是特别有用的，此时必须存储PostScript文件，或者返回来存储成旧版本的PDF文件。在PDF工作流程中，每个步骤必须具有能够按照PDF文件的要求进行处理的功能。在用TIFF-IT文件格式处理印刷广告时，文件内容是不能改变的，甚至连文件都不能打开，只能在工作流程中传递。
3.与RIP的兼容性
印刷工作流程中的RIP是很关键的。因为必须通过RIP将矢量信息转换成栅格化的数据，同时也包括解释方法。不同厂商对RIP的解释算法不同，而且所有的解释算法都会存在一定的误差。若接收了客户使用某些应用程序制作的PDF文件，然后将其发送到RIP，则会用该RIP特有的解释算法进行转换，即使制作的PDF文件与所用RIP不兼容，客户也默认了所采用的PDF工作流程。同时，有些客户可能使用TIFF-IT文件，虽然该文件容量很大，但是他们百分百地信任这种格式，仍习惯于沿用这种方法输出和存储。
随着非传统客户的大量增加，许多厂商推出了能适应各种不同文件类型的RIP。同时希望RIP能做更多的事情，如生成、编辑、修改和打印PDF文件等。
三：PDF工作流程的前景
PDF工作流程的前景如何，这取决于软件的开发商、标准组织、经销商和用户。
UCCSOFT公司的SmartVizor PDF工作流程，能识别PDF所采用的新功能，因此可扩展到各种不同领域。在印刷方面，对于可变文件的制作、传送和处理，PDF电子化都是一个非常普遍的和有用的文件格式。印刷领域已经广泛接收了PDF工作流程。
为了确保文件的质量和安全可靠，许多厂商在锁定PDF生成的设置，或PDF预检技术规格等方面做了大量的工作，如UCCSOFT、VDPSOFT、SmartVizor等已经用了几年的时间解决了这方面的问题。
随着印刷行业的不断发展，数字化工作流程的应用已成为印刷行业发展的必然趋势。在工作流程中，如果没有PDF文件，就没有了传递的内容。因此，在数码印刷生产工作流程中，PDF依然是首选的文件格式，基于PDF的工作流程将更加完善，应用将更加广泛。
在可变印刷和短版活印刷中，PDF 格式是一种非常有用的工具。印刷样张是最终印品的参照物，它的好坏直接影响着印品的质量。打样后，将样张拿给用户确认，客户在样张上签字认可后就可以上机印刷了。但如果将一次印 8000 张的情况，改为每次只印一张，但共有8000 个活等待印刷的情况，又如何进行样张的确认呢？
四：行业应用
在数字印刷过程中，对一个作业进行打样的方法：如在同一台机器上出印品和样张，这种技术被称为“数字湿式打样”。它的好处是可以保证样张与最终印品的完全一致，而且成本更低。但如果作业内容在不断地变化又咋办呢？工作人员不可能盯着看样张在机器上一张一张地流出。但谁也不想在第 8000 张样张上才发现问题，而前边的都白白浪费掉了。
不需要查看每一张印品，通过足够的样品或有代表性的数据库来确认该作业就行。例如，您可以建立一个带有长长短短文本和大小不一的图像的作业，然后可以对作业的周边进行测试。那为什么不通过电子文档测试样张的正确性呢？PDF 流程即可让您实现这个目的。
在 PDF可变文档开发商之一 VDPSOFT的帮助下，大批量印刷客户自由地大批量创建了 PDF电子文档。在VDPSOFT软件中，所有条码、文本和图像的都被自动化生成 PDF文件。PDF样张与最终数字印刷机印出的产品几乎是完全相同的。（注：经测试我们还发现UCCSOFT SmartVizor也是不错的可变数据印刷软件）
那他是如何工作的？它是以 PDF格式存在的页面当做背景（或模板）自动按需生产可变数据印刷作业。设计师也可以将多个页面的一个或多个文件当作背景。背景在尺寸和方向上按需设置。
在印刷机为什么选择使用 PDF工作流进行打样呢？理由包括：
- 软打样--成型的 PDF文件非常易于在跨平台的网络上传输，在不同的网络上传输 PDF数据就象发送电子邮件的附件那样简单。生产经理、设计师、销售商以及客户均可以在自己的机器上看到文件或印刷文件。
- 远程打样--可以制作高分辨率的文件，并可以在遥远的地方在一台装有彩色管理软件的打印机上打印这些文件，可以即时地提供精确的彩色样张。甚至这些作业可以在远方直接印刷。
- 印前检查--印前和可变数据印刷的操作者可以在不耽误印刷时间或冒出问题的危险的时候找出文件中的错误。它还可以估计纸张的浪费和色彩的误差。
4．印前层的确认--可变印刷作业设计者的恐惧之一是融合的元素不能正好放在它应该待的位置，或大或小。在准备复杂的可变数据作业的过程中，操作者要确认每个层的内容都能够正好地融合，彼此之间也能正好地对齐。创建一个包容的 PDF文件可以在脱机时完成，并不占用印刷机的时间或者造成任何的浪费。
5．组版确认--许多可变数据印刷作业使用设计软件的组版性能来创建每个页面的作业，等待上机印刷。有时会出现多个页的作业组版后缺页。PDF打样就允许操作者提前预览并确认组版的正确与否。通常大多数的客户不会查看组版的情况，他们看到只是单页的情况。
6．RIP定位确认--RIP设置的不正确可能造成在印刷时印到纸张的外边。但由于创建的是 PDF文件，相同的 RIP设置将被用于指定的作业中，通过 PDF查看图像的位置是否正确。
7．样式校验-- UCCSOFT SmartVizor可全自动地超高速完成。
8．数据的安全性和文件的完整性--许多单位（例如一个投资公司）不可能放弃对客户数据库的控制。他们不会将保密的数据库提交给印刷商，而是自己组织内部的印刷厂创建、生产和打样一个复杂的可变数据作业。整个作业被检查、出样、用户签字后再进行远程印刷。当所有的内容都被设置好后，只需简单地发送 PDF 印刷文件，并将具体的参数细节提供给印刷车间印制、装订和包装。因此一些敏感的信息得到了保护，印刷商不能接近纯粹的数据库，信息的完整性得到了保护。
9．操作者的培训--学员可以通过远程学习，在不浪费一张纸的情况下对可变数据印刷作业进行打样。
总结：客户需要更高效的方式来对他们的可变数据作业进行打样，整个过程也不想占用宝贵的印刷机时间。他们需要一种安全的方式来保护他们的数据，并能够自由地进入他们的远程按需印刷车间。他们还要求能够更高效地培训进行可变数据印刷的印前人士，也不想影响印刷的产量。UCCSOFT SmartVizor和VDPSOFT开发的带有 PDF 打样功能，使作业创建和短版作业和可变数据印刷的全过程更加经济，可进行对比测试选择。
